En lagefterlevnadskontroll visar hur väl ert företag faktiskt lever upp till de lagar och andra krav som gäller verksamheten. Här förklarar vi vad kontrollen innebär och hur ni gör den enligt kraven i FR2000.
Vad är en lagefterlevnadskontroll?
En lagefterlevnadskontroll är en systematisk genomgång av hur väl verksamheten uppfyller de lagar och andra krav som gäller. Den kallas ibland utvärdering av lagefterlevnad eller lagrevision. Syftet är att hitta brister, säkerställa att kraven uppfylls i praktiken och ge underlag för förbättring. I grunden är det en intern, dokumenterad självutvärdering av er egen verksamhet.
Vad kräver FR2000 när det gäller lagefterlevnad?
FR2000:2022 tar upp detta i kapitel 1.6, “Lagar och andra krav”. Ni ska identifiera, ha tillgång till och uppfylla de krav i lagar, förordningar och föreskrifter som berör er. Kraven dokumenteras i en eller flera förteckningar, ofta kallad laglista, som uppdateras minst en gång per år. Ni ska också ha en dokumenterad rutin för att varje år utvärdera att lagstiftningen efterlevs, och resultatet blir underlag för ledningens genomgång.
Hur ofta måste lagefterlevnadskontrollen göras?
Minst en gång per år. FR2000 kräver att laglistan uppdateras minst årligen och att utvärderingen av lagefterlevnaden görs varje år. FR2000 bygger på ISO 9001, 14001 och 45001, och i ISO 14001 och 45001 finns samma krav på att efterlevnaden utvärderas. Där bestämmer verksamheten själv hur ofta det ska göras, utifrån bland annat kravens betydelse och tidigare efterlevnad, medan FR2000 sätter en tydlig lägstanivå.
Hur går en lagefterlevnadskontroll till i praktiken?
Ni utgår från er aktuella laglista och går igenom varje relevant krav mot hur det hanteras i verksamheten. Arbetet kan omfatta granskning av rutiner och dokumentation, genomgång av tillstånd och intyg, intervjuer med personal och platsbesök. Varje krav bedöms och resultatet dokumenteras, tillsammans med eventuella avvikelser. Brister hanteras sedan med korrigerande åtgärder.
Vem ansvarar för kontrollen, och kan vi göra den själva?
Ledningen ansvarar för att kontrollen görs. En bra ordning är att varje lagkrav har en utpekad ansvarig person. Ja, ni kan göra kontrollen själva. Den kan skötas internt eller med extern hjälp, beroende på vilken tid och kompetens ni har på plats. Alla företag ska följa lagstiftningen, oavsett om de är certifierade eller inte.
Vad är skillnaden mellan lagbevakning och lagefterlevnad?
Lagbevakning är arbetet med att löpande fånga upp nya och ändrade krav, så att er laglista hålls aktuell. Lagefterlevnad är att faktiskt uppfylla kraven i det dagliga arbetet. Laglistan är sammanställningen där det framgår vilka krav som gäller er och hur ni berörs. Lagefterlevnadskontrollen är steget där ni verifierar att kraven på listan också följs i praktiken.
Vill ni komma igång med er lagefterlevnad, eller är ni osäkra på om laglistan täcker rätt krav? Hör av er till oss. FR2000 samlar kvalitet, miljö och arbetsmiljö i ett system istället för tre, anpassat för små och medelstora företag, och vi hjälper er gärna att få rutinen på plats.
