Kundcase: Vitec Fastighet

Jag fick tillsammans med Lennart Smedjevik, ledamot i FR2000 styrelse och ordförande i rådet, möjlighet till en pratstund med Ronja Stenvall och Micael Stark på Vitec Fastighet, en del av Vitec Software Group, för att höra om deras erfarenheter gällande FR2000-certifiering.

Vitec Förvaltningssystem är en leverantör av mjukvara för den svenska fastighetsbranschen med både privata och offentliga fastighetsägare och fastighetsförvaltare som kunder. Vitec Fastighet har omkring 150 medarbetare på flera platser runt om i Sverige.

Vad gjorde att ni valde att certifiera verksamheten?
Det fanns två huvudsakliga drivkrafter då arbetet med certifieringen inleddes under 2021. Det första var att organisationen kände ett behov att bygga om vårt ledningssystem för att spegla förändringar i verksamheten och det andra var att möta kundkrav, särskilt i offentliga upphandlingar.

Har ni fått användning för certifiering i offentliga upphandlingar?
Våra kunder efterfrågar vanligtvis inte specifikt FR 2000, men vill att vi ska ha ett strukturerat ledningssystem. Certifikatet gör det möjligt för oss att visa detta på ett tydligt sätt. Vi har också använt certifikatet i offentliga upphandlingar när det ställs krav på det.

Vilka fördelar har certifiering gett er i företaget?
Ledningssystemet ger oss en bättre processuppföljning, hjälper till att hålla informationen uppdaterad samt att det fungerar som en gemensam kunskapskälla för medarbetarna.

Ledningssystemet ger också stöd för en samlad bild av organisationens kompetens och utbildningsbehov. Kartläggningen visar behov som uppstår när produkter förändras eller när nya tekniker, säkerhetskompetenser och AI-relaterade kompetenser behöver utvecklas.

Viss information tas också upp regelbundet i ledningsgruppen enligt vår årskalender. Detta skapar en återkommande struktur för att följa upp verksamheten och fatta beslut utifrån aktuell information

Vilka förbättringsområden ser ni i ert ledningssystem?
Vi har identifierat sökbarhet som ledningssystemets viktigaste utvecklingsområde och beskrev en möjlig övergång från klickbara processkartor till frågor, nyckelord och AI-stöd

Ett utvecklingsområde som är kopplat till detta är kapacitetsbegränsning i hur många förfrågningar organisationen hinner besvara. Genom en snabbare åtkomst till processbeskrivningar och underlag vill vi att det ska vara möjligt att svara på fler upphandlingar.

Avslutningsvis kan vi säga att vi har bra täckning på processerna nu tack vare FR2000-arbetet