Kundcase – Linjon Group

Rapportera avvikelser – svårt eller enkelt?

Att få igång en bra rapportering av avvikelser och förbättringsförslag är något som många företag kämpar med. I samband med en utbildning i Stockholm fick jag möjlighet att prata med Sören Kjellin som är KMA ansvarig på Linjon Group om just detta. Linjon Group AB är ett snickeri som håller till på Djurgården i Stockholm med omkring 15 stycken anställda. Linjon har varit certifierade enligt FR2000 sedan 2020. Innan certifieringen bestämde ledningen i företaget att de ville ta ett steg framåt och ställde sig frågan, vad vill vi förbättra? Ledningens slutsats var att den största förbättringspotentialen låg i hur bolaget leddes och hur medarbetarnas engagemang och driv tillvaratogs. Det här ledde till att man bestämde sig för att satsa på avvikelsehanteringen som en hörnsten i det kontinuerliga förbättringsarbetet.

Lätt att rapportera

Sören berättar att sedan företaget började implementering av ledningssystemet fram till nu så har man på företaget rapporterat 678 avvikelser. Sören berättar vidare att det som varit viktigt är att det skall vara lätt att rapportera, Linjon har väldigt små krav på hur rapporterna ser ut eller vad som skrivs, det viktigaste är att något rapporteras. Hellre att någon bara skriver F-n vad jobbigt detta är så att kan vi gå till den medarbetaren och tillsammans hitta en lösning än att problemet glöms bort för att det var för krångligt att rapportera. Vi använder Google Forms för rapportering så att det kan göras enkelt i mobilen eller på datorn, säger Sören. Det enda kravet på en avvikelserapport är att den ska ges en av fyra kategorier; förbättringsförslag, störning, kund/leverantörsavvikelser samt olycka/tillbud. En viktig del var att använda benämningen störning istället för avvikelse i kommunikationen med medarbetarna – när någon upplever att de blir störda i arbetet och inte kan göra ett så bra jobb som man annars kunnat göra, eller när man kommer på något som hade kunnat göras på ett bättre sätt – då vill vi ha en rapport. Avvikelserapporter skall inte vara något negativt, det skall vara bra. Hellre en för mycket än en för lite. Oavsett om vi gör något åt en specifik rapport eller inte vill vi att medarbetarna ska fortsätta rapportera – om ett till synes litet problem rapporteras flera gånger så är det förmodligen inte så litet – på sikt kan det leda till att flera små problem leder till en åtgärd.

I uppföljningen av avvikelserna kategoriserar man störningar som oordning, mänskliga faktorn eller extern anledning. Här berättar Sören att man framför allt vill minska störningar som beror på oordning eller den mänskliga faktorn, vilket ju är det man kan styra själv.

Återkoppling är viktigt

Avslutningsvis säger Sören att uppföljning och återkoppling är mycket viktigt för att få medarbetarna att fortsätta rapportera. Ta upp på personalmöten och ge personlig återkoppling. När det är medarbetare som inte förstår något är det extra viktigt med återkoppling så att de vet att det är någon som läser det som rapporteras.

Avvikelserapporterna är idag den mest utvecklande faktorn i ledningssystemet som leder våra förbättringar framåt. Alla är engagerade, hela tiden sker förändringar och utveckling.

Jag säger tack till Sören för att du delar med dig av dina erfarenheter och jag hoppas ni som läser detta fått lite bra tips om hur ni kan fortsätta att utveckla avvikelserapportering i era företag.

Martin Eklund, FR2000